ICMS-ST no Simples Nacional: desafios na apuração e impactos na contabilidade

A tributação do ICMS por Substituição Tributária (ICMS-ST) impõe desafios às empresas enquadradas no Simples Nacional. O regime, que transfere a responsabilidade pelo recolhimento do imposto para um contribuinte específico dentro da cadeia de produção ou distribuição, exige atenção redobrada dos escritórios contábeis, devido às constantes alterações na legislação e à falta de padronização nos estados.

O funcionamento do ICMS-ST no Simples Nacional

O ICMS-ST estabelece que o imposto seja recolhido antecipadamente pelo primeiro elo da cadeia produtiva, como fabricantes ou distribuidores, que repassam esse custo ao longo da cadeia até chegar ao consumidor final. No entanto, erros na emissão de notas fiscais podem resultar em pagamentos indevidos e necessidade de retrabalho para correção.

Principais aspectos do ICMS-ST:

• Recolhimento antecipado: o imposto é pago por um contribuinte anterior na cadeia de produção;
• Transferência de custo: o valor é repassado ao longo das transações até atingir o consumidor final;
• Uso de códigos fiscais: a correta indicação na nota fiscal é essencial para evitar cobrança duplicada.

Para empresas do Simples Nacional, a complexidade aumenta devido às variações das regras estaduais e à falta de uniformidade na interpretação das normativas fiscais. Pequenos equívocos na emissão de notas fiscais podem acarretar custos adicionais e risco de penalidades.

Impactos dos erros na apuração do ICMS-ST

A tributação equivocada do ICMS-ST ocorre com frequência, especialmente quando os códigos fiscais são preenchidos incorretamente. Isso pode resultar em:

• Pagamento indevido do imposto: quando o ICMS já foi recolhido na origem, mas é apurado novamente na venda;
• Aumento do retrabalho: correção de notas fiscais e ajuste nos cálculos do tributo;
• Risco de fiscalização: inconsistências podem gerar autuações e multas.

Exemplo prático: um pequeno varejista adquire mercadorias de um distribuidor que já recolheu o ICMS-ST. Caso o varejista não utilize o código correto na nota fiscal ao revender o produto, o sistema de apuração pode considerar o imposto novamente, impactando a margem de lucro e a gestão financeira da empresa.

Desafios enfrentados pelos escritórios contábeis

Os escritórios contábeis lidam diariamente com inconsistências nas informações fiscais fornecidas pelos clientes. O uso de sistemas automatizados nem sempre é suficiente, pois a qualidade dos dados depende da precisão na emissão das notas fiscais.

Principais dificuldades:

• Falta de padronização nos estados: cada unidade federativa pode adotar regras diferentes para o ICMS-ST;
• Erros na emissão de notas: clientes podem utilizar códigos fiscais inadequados, gerando problemas na apuração;
• Retrabalho manual: revisão constante de notas fiscais para evitar pagamentos indevidos e correção de erros.

Como minimizar erros na tributação do ICMS-ST

Para reduzir riscos e garantir conformidade na apuração do imposto, escritórios contábeis devem adotar boas práticas, como:

1. Capacitação contínua: manter-se atualizado sobre as normativas estaduais e treinamentos para clientes sobre emissão correta de notas fiscais.
2. Automatização fiscal: utilizar softwares de gestão tributária que alertem sobre possíveis inconsistências nas informações fiscais.
3. Revisão sistemática: estabelecer processos de conferência das notas fiscais antes do fechamento do período contábil.

A correta apuração do ICMS-ST é fundamental para evitar pagamentos indevidos e garantir segurança jurídica para empresas do Simples Nacional. Com a adoção de medidas preventivas e o uso de tecnologias especializadas, é possível reduzir os impactos negativos da tributação equivocada e otimizar a gestão contábil.

Publicado por  Juliana Moratto  portal contabeis